Сейчас, в  связи с быстрым развитием информационных технологий, в мире наблюдается тенденция к уходу от бумажного документооборота. 

Переход на электронные носители информации значительно упрощает взаимодействие страхователей с органами Пенсионного фонда РФ.

Отделение Пенсионного фонда по Санкт-Петербургу и Ленинградской области работает в системе электронного документооборота с 2005 года. Электронный документооборот Пенсионного фонда РФ представляет собой передачу страхователями документов за расчетный (межрасчетный) периоды в территориальный орган Пенсионного фонда РФ по телекоммуникационным каналам связи.

Преимуществами электронного обмена информацией с органами Пенсионного фонда РФ являются:

- экономия времени, так как отсутствует необходимость присутствия представителя страхователя в районном управлении Пенсионного фонда РФ в период отчетной кампании;

- значительное сокращение сроков подготовки индивидуальных сведений и экономия денежных средств, так как при электронном обмене информацией нет необходимости оформлять бумажные документы (распечатывать сведения, заверять подписью и печатью каждый документ, формировать пачки);

- отсутствие необходимости в хранении бумажных документов;

- оперативное устранение ошибок и замечаний, выявленных территориальными органами Пенсионного фонда РФ.

Отчетность в Пенсионный фонд можно представить в электронной форме на магнитных носителях или по сети Internet. Юридическая сила представленных документов подтверждается электронной цифровой подписью (ЭЦП) в соответствии с законодательством Российской Федерации. Использование электронной цифровой подписи в рамках электронного документооборота гарантирует авторство, целостность, конфиденциальность информации, защиту от несанкционированного доступа или подмены. Подписание документов электронной цифровой подписью занимает несколько секунд.

С 1 апреля 2011 года были внесены изменения в порядок представления отчетности в органы ПФР в электронном виде по защищенным каналам связи с электронной цифровой подписью. Представлять отчетность по начисленным и уплаченным страховым взносам и сведения персучета в электронной форме, начиная с первого квартала 2011 года, в обязательном порядке необходимо одновременно в одном электронном  отправлении по телекоммуникационным каналам связи. Это сделано для того, чтобы минимизировать расхождения между данными сведений по персонифицированному учету и отчетности по страховым взносам.

На 17 ноября 2011 года к системе электронного документооборота подключились  более 82 000 страхователей Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Работодателям, еще не зарегистрированным в системе электронного документооборота, было бы бесспорно выгодно перейти на этот более облегченный вариант работы с документацией.